Royal Victory H.C. hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Royal Victory H.C. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679).


Royal Victory H.C. hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Royal Victory H.C. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679).


Algemeen

Royal Victory H.C. hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Royal Victory H.C. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Royal Victory H.C. zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via cc@victory.be

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Royal Victory H.C. verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
  • Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding:
    - Clubadministratie (gerechtvaardigd belang) 
    - Sportieve administratie in het kader van stages, kampen, bijscholingen… (uitvoering overeenkomst)
  • Het deelnemen aan competities en toernooien
    - Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)
    - Organisatie van een recreatief sportevenement (uitvoering overeenkomst)
  • Organiseren van niet-sportgerelateerde evenementen (uitvoering overeenkomst)
  • Promotie, PR en communicatie waaronder:
    - Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
    - Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
    - Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam
  • Privé-contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
  • Sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden, …)
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website en op het clubplatform (Twizzit), persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden (verwerkers)

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider – bv. Twizzit);
  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers…);
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat;
  • het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen (externe dienstverleners) met wie we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden (ontvangers)

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederaties (de federaties zelf (KBHB, VHL, LFH), de andere clubs die behoren tot dezelfde federatie, …);
  • Subsidiërende overheden;
  • Partners met wie we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld).

Met deze partijen (ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, zoals bv. in het kader van een gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Vrijwilligers en werknemers met een functie binnen de club (managers, coaches, categorie-verantwoordelijken, sportief verantwoordelijken, bestuursleden, leden van verschillende werkgroepen en cellen) gaan ermee akkoord dat een aantal van hun gegevens (naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres) publiek op de website van Royal Victory H.C. worden gepubliceerd voor de goede werking van de club.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18  jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger bijvoorbeeld door het lidmaatschap te aanvaarden en te betalen.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

Bewaartermijn

Royal Victory H.C. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Bewaartermijnen kunnen per doel verschillen.

Royal Victory H.C. verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan max. 5 jaar na laatste gebruik of beëindiging van de samenwerking tenzij u deze zelf hebt verwijderd in het clubplatform (Twizzit) of schriftelijk hebt verzocht deze te verwijderen via cc@victory.be.

Beveiliging van de gegevens

Onderstaande passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens Royal Victory H.C. van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en stellen bij indien nodig;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
  • Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie, aanvulling van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. U heeft ook het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Via het e-mailadres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Royal Victory H.C. kan van tijd tot tijd deze privacyverklaring steeds aanpassen.  De laatste wijziging gebeurde op 24 mei 2018.