5/04/2019 - Administratieve allrounder staffunctie  Clubsecretaris (FT of HT)

Neem jij graag onze administratieve en onze dagelijkse organisatie van onze sportclub onder jouw vleugels? Ben je op zoek naar een fijne werkplek in Edegem waar je 12 à 30u (up to you!) per week de grootste familieclub van Vlaanderen ondersteunt?

Royal Victory Hockeyclub wenst één (of meerdere) polyvalente medewerk(st)ers aan te werven.


Administratieve allrounder staffunctie  Clubsecretaris (FT of HT)

Neem jij graag onze administratieve en onze dagelijkse organisatie van onze sportclub onder jouw vleugels? Ben je op zoek naar een fijne werkplek in Edegem waar je 12 à 30u (up to you!) per week de grootste familieclub van Vlaanderen ondersteunt?

Royal Victory Hockeyclub wenst één (of meerdere) polyvalente medewerk(st)ers aan te werven.

Rol

Als clubsecretaris neem je de coördinerende functie waar binnen de club. Je bent  het eerste aanspreekpunt voor zowel een aantal interne klanten, zijnde de leden, ouders, vrijwilligers en bestuurders, als ook de externe partijen, zoals de Vlaamse Hockey Liga (VHL), de Koninklijke Belgische Hockey Bond (KBHB), andere clubs, overheidsorganen,…

Je werkt nauw samen met de verschillende verantwoordelijken binnen de club: vrijwilligers, sportieve staf, leden Operationeel Team en/of leden Raad van Bestuur, alsook de clubcoördinator en losse medewerkers.

Samen met het Operationeel Team, dat in staat voor een vlotte sportieve werking en een stevige organisatie van de clubwerking achter de schermen (infrastructuur, financiën, logistiek, sponsoring, …), vorm je het kloppend hart van de club.

Je bent het aanspreekpunt voor alle leden met betrekking tot elke vraag rondom het verenigingsleven. Je overlegt met bestuursleden en/of andere vrijwilligers, en zorgt op die manier dat de vraag correct verder wordt opgevolgd, voor zover je ze niet zelfstandig kan beantwoorden of afhandelen.

Als clubsecretaris ben je ook het eerste aanspreekpunt van KBHB & VHL inzake leden- en ploegenbeheer, in en uitschrijvingen, competitie, bondsreglementen en alle andere met de bond en liga gerelateerde thema’s.

Je neemt deel aan de vergaderingen van het Operationeel Team (1 x maand) en indien mogelijk ook aan die van de Raad van Bestuur (1x maand), alsook aan de jaarlijkse (Bijzondere) Algemene Vergaderingen van de KBHB/VH (2 x jaar – 1 x ’s avonds, 1 x in weekend), samen met de voorzitter (en/of bestuurders).

Takenpakket

Administratie

  • Het bijhouden en verwerken van allerlei soorten administratieve documenten: in- en uitschrijven van leden, registreren oefenjeugd, lidgeld-management, briefwisseling met de hockeybonden, aangifte sportongevallen, verschuivingen kalender, opvolging boetes, medische attesten, ledenbestand up-to-date houden.
  • Zorgt voor de goede praktische werking van de club, en waakt erover dat aan alle administratieve verplichtingen voldaan wordt (samen met de clubcoördinator).

Communicatie

  • Je bent verantwoordelijk voor het aannemen van de telefoon, alle binnenkomende mails en de binnenkomende post.
  • Je zorgt ervoor dat op de website steeds de laatste correcte informatie staat en verzorgt ook de wekelijkse elektronische nieuwsbrief (samen met de communicatieverantwoordelijke).

Organisatie

  • Je helpt het Operationeel Team en de vrijwilligers bij de realisatie van de geplande activiteiten, binnen de grenzen van bovengenoemde rol.
  • Projecten en initiatieven van overheid (gemeente, Sport Vlaanderen) maak je in de club kenbaar en je helpt mee vrijwilligers te werven om dit gestalte te geven.

Welk persoonlijkheidsprofiel zoeken we?

Victory is ervan overtuigd dat jouw DNA belangrijker is om deze rol succesvol uit te voeren, dan het voldoen aan een strikte reeks van criteria.

We houden ervan als je: 

  • een gedreven ambassadeur van de club bent,
  • een positieve instelling hebt en mee zorgt voor een gemeenschappelijk draagvlak bij alle medewerkers, vrijwilligers, sportieve staf en leden om actief samen te werken ter realisatie van de clubdoelstellingen,
  • je kan verbinden met de (familiale) waarden en visie van de club en die actief mee uit draagt,
  • een natuurlijk enthousiasme voor het clubleven hebt. Passie voor de hockeysport is een plus,
  • een verbindend persoon met een luisterend oor Werken met vrijwilligers vraagt een geduldige(re) maar ook vastberaden aanpak,
  • mensen kan enthousiasmeren om vrijwilligerstaken op te nemen om er samen iets leuks van te maken,
  • een afhandelaar bent: je start zaken op, maar werkt ze ook af (ook de minder spannende kwesties),
  • betrouwbaar bent,
  • flexibel bent,
  • actie-gericht bent: je denkt mee met de Club maar durft ook zaken in vraag te stellen. Je schiet snel en pro-actief in actie,
  • een goed gevoel voor humor hebt.

Competenties

  • Zeer goed in woord en schrift van de Nederlands taal. Kennis van het Engels en Frans is belangrijk voor de omgang met buitenlandse spelers en andere clubs;
  • Vlot gebruik van het MS Office pakket;
  • Omgang met online systemen (administratiepakket Twizzit, CMS van de website).

Rapportering

De clubsecretaris rapporteert aan de Voorzitter Operationeel Team voor de interne clubwerking.

De clubsecretaris werkt nauw samen met de boekhouding voor alle financiële administratie en werkt eveneens samen met de Voorzitter Raad van Bestuur voor alle bondsthema’s.

Wat bieden we:

De kans om deel uit te maken van een familiale sportclub.

Flexibele werkuren, in overleg te bepalen.

Een competitief salarispakket, in vast dienstverband of op zelfstandige basis.

 

 

 

 

 

 

Interesse?  Stuur je motivatiebrief en cv aan Véronique Renier – renierveronique@gmail.com